Visite du nouveau bâtiment des archives départementales, avant déménagement.

Gérer et classer vos archives

Sommaire

Gestion des dossiers au quotidien

Une bonne gestion des archives commence par l’application au quotidien de règles simples, lors de la création et du classement des dossiers administratifs conservés dans les bureaux.

Un dossier correspond à une affaire

Un dossier est toujours identifié par une chemise portant un titre, une description succincte du contenu et des dates extrêmes dans la mesure du possible.

Si le dossier devient trop complexe et épais, on peut créer plusieurs dossiers, par année ou groupe d’années, par type de pièces (par exemple correspondance d’un côté, pièces techniques de l’autre) ou par action administrative (par exemple gestion financière d’un côté, suivi technique de l’autre).

On n’ouvre pas un dossier « Divers » et on ne laisse pas de côté des pièces isolées. Celles-ci doivent toujours être rattachées à un dossier précis sinon elles sont perdues à plus ou moins long terme.

Un dossier est toujours identifié précisément

L’identification sur la couverture comprend obligatoirement un titre et des dates extrêmes. Le titre est précis : les intitulés du type « Affaires générales » ou « correspondance » ne sont pas suffisants.

Idéalement le titre indique un objet et une action administrative du type : « Ecole communale, travaux de rénovation » ou « Réfection des trottoirs rue X, suivi financier ». Si le dossier correspond à un type de documents, cela peut apparaître dans l’intitulé : par exemple, « Relations avec le centre de gestion, correspondance ».

On évitera les sigles.

Le dossier est mis à jour

Si l’affaire devient complexe, des sous-dossiers sont constitués.

Les dates extrêmes sont corrigées si nécessaire.

Avant l’archivage du dossier, sont éliminés les brouillons, les doubles, les formulaires vierges.

Le titre et les dates sur la chemise sont corrigés en conséquence (le titre peut être écrit au crayon de papier tant que le dossier est alimenté).

Le dossier est archivé et coté

Le dossier qui n’a plus d’utilité administrative immédiate mais doit être conservé pour une consultation moins régulière ou des raisons juridiques, est mis en carton après contrôle de son intitulé et archivé. La boîte portera l’intitulé définitif.

Une boîte peut contenir plusieurs dossiers ou au contraire, un gros dossier peut être rangé dans plusieurs boîtes : dans ce dernier cas, le titre du dossier sera le même mais il s’accompagnera de dates différentes ou d’un sous-titre différent.

Les boîtes ne doivent pas être remplies complètement afin de ne pas gêner l’extraction d’un dossier archivé lors de sa consultation.

Un dossier doit être coté lors de son archivage définitif.

Opérations de tri et d'éliminations

Les archives communales et plus largement les archives publiques connaissent trois âges qui correspondent à leur utilisation dans le service et définissent les règles de tri en la matière :

  • les archives courantes sont les documents d’utilisation habituelle pour l’activité des services, établissements et organismes qui les ont produits ou reçus ;
  • les archives intermédiaires sont les documents qui ont cessé d’être des archives courantes mais ne peuvent encore, en raison de leur intérêt administratif, faire l’objet de tris et d’éliminations ;
  • les archives définitives ou historiques sont les archives qui ont subi les tris et éliminations praticables et doivent être conservées sans limitation de durée.

Durant les deux premiers âges, la responsabilité de la gestion des archives incombe aux services communaux qui les ont produites ou reçues, sous le contrôle des Archives départementales.

La durée d’utilité administrative (DUA) recouvre les deux premiers âges des archives (courantes et intermédiaires). Matériellement, ces deux âges peuvent se traduire par un déplacement des documents des bureaux des agents traitant les affaires et un local de pré-archivage, plus éloigné des bureaux.

Cette durée, qui court à compter de la clôture du dossier, correspond au temps pendant lequel les documents doivent être conservés dans les locaux des services communaux, soit en vertu des prescriptions réglementaires, soit parce qu’ils restent nécessaires ou utiles à la bonne marche des services ou à leur information.

Les DUA sont déterminées en accord entre les services communaux et le service interministériel des Archives de France, en application des textes législatifs et réglementaires afférents.

A l’échéance de cette durée administrative, les archives font l’objet de tris par échantillonnage (chronologique, alphabétique, typologique) et d’éliminations. Les tris interviennent sur la base de textes réglementaires (circulaires, tableaux d’archivage spécifiques) en lien avec les Archives départementales.

Les deux principales instructions pour le traitement des archives contemporaines des communes et groupements de communes sont celles du 11 août 1993 et du 28 août 2009). La seconde remplace en partie la première. Elle traite du tri et de la conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales. Elle prend notamment en compte la nouvelle vague de décentralisation, intervenue après la loi du 13 août 2004 qui donne de nouvelles compétences aux communes (urbanisme par exemple) et est très complète pour les domaines des finances et des marchés publics.

Les archives arrivées à la fin de leur DUA et ne présentant pas d’intérêt historique doivent être éliminées afin de :

  • ne pas conserver des documents inutiles ;
  • gagner de la place et réduire le coût de stockage ;
  • bien conserver les archives historiques.

En revanche, on ne détruit pas les documents antérieurs à 1830 ou correspondant à des périodes de guerre ni ceux qui illustrent des faits historiques locaux importants (papiers d’une personnalité locale, reconstruction d’une église etc.).

L’élimination d’archives se fait sous le contrôle obligatoire des Archives départementales qui délivrent des visas d’élimination à partir de bordereaux d’élimination envoyés par les communes ou groupements de communes. Le visa est essentiel car il protège la mairie ou l’établissement intercommunal d’éliminations arbitraires et non autorisées faute de connaissances des textes réglementaires.

Les éliminations peuvent intervenir au jour le jour à l’intérieur des dossiers (doublons, brouillons, formulaires vierges notamment) ou régulièrement, au moins une fois par an, lors de leur archivage.

La procédure d’élimination consiste en l’envoi aux Archives départementales d’un bordereau d’élimination, dressé en deux exemplaires et signé par le maire. Après contrôle par l’archiviste, un exemplaire est retourné en commune avec le visa et doit y être conservé. Après réception du document, les archives sont éliminées réglementairement (déchiquetées, brûlées directement ou confiées à un prestataire extérieur pour élimination).

Les tris et éliminations peuvent également être confiés à un prestataire extérieur : archivistes itinérantes du centre de gestion de la fonction publique territoriale du Bas-Rhin, sociétés d’archivage ayant reçu un agrément du ministère de la Culture voire des archivistes diplômés en free-lance. L’externalisation du traitement des archives communales est possible sous le contrôle scientifique et technique des Archives départementales.

Classement des archives historiques

Les communes, voire les groupements de communes, possèdent des archives anciennes plus ou moins bien identifiées et classées, auxquelles viennent s’ajouter régulièrement des archives plus récentes, depuis 1945.

Le cadre de classement des archives historiques

Il est d’usage de classer les archives les plus anciennes, avant et après 1790 et jusqu’en 1945, selon un cadre de classement thématique défini en 1926, sous forme de lettres renvoyant à des domaines administratifs précis (du type : D pour l’administration générale de la commune et 1 D pour la collection des registres des délibérations). Ce classement reste encore en usage dans certaines communes et est bien adapté pour celles de moins de 2000 habitants.

Ses principaux avantages :

  • respect et lisibilité des domaines administratifs ;
  • continuité du classement quelle que soit la période chronologique.

Ses principaux défauts :

  • classement complexe lorsque la commune produit beaucoup d’archives ;
  • nécessité de refouler les archives régulièrement.

Les archives plus contemporaines, notamment pour les communes de plus de 2000 habitants, peuvent être classées selon un classement en continu, appelé aussi classement en série W. Ce classement nécessite que les boîtes soient numérotées en continu et leur contenu repris dans un double fichier ; le premier dans l’ordre numérique des boîtes, le second par domaine administratif (finances, personnel etc.).

L’opération de classement

Toute description d’un dossier d’archives doit contenir :

  • un objet et une action administrative, par ex. : « Courrier arrivée, enregistrement » ; « Mairie, construction » ; « Bois communaux, adjudications » ; « Chemins vicinaux, entretien ») ;
  • la typologie des documents, par ex. : délibérations, correspondance, circulaires préfectorales, devis, statistiques, listes de noms, procès-verbaux, états nominatifs, dossiers de personnel, factures, comptes, notes, actes notariés, contrats, statuts, plans, registre ;
  • une ou des dates, dates extrêmes du dossier, par ex. : 1990 ; 1989, 1997 ; 1934-1956 ; janvier-mars 1990 ; vers 1930 ; sd (sans date).

Sur le modèle :

Objet, action administrative : typologie des documents (dates extrêmes du dossier).

« Ecole maternelle, rénovation : correspondance, devis, factures (1980-1982). »

Comme pour les tris et éliminations, le classement des archives peut être confié au service des archivistes itinérants du centre de gestion de la fonction publique territoriale du Bas-Rhin ou à des sociétés privées d’archivage bénéficiant d’un agrément du service interministériel des archives de France.

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  • Demande d'élimination d'archives communales ou d'établissement public intercommunal - Archives départementales du Bas-Rhin

    Demande d'élimination d'archives communales ou d'établissement public intercommunal

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  • Modèle d'inventaire pour les archives communales - Archives départementales du Bas-Rhin

    Modèle d'inventaire pour les archives communales

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  • Plan de classement des archives communales - Archives départementales du Bas-Rhin

    Plan de classement des archives communales

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