Boîtes d'archives dans les magasins du nouveau batiment des archives départementales, rue Dollinger

Conditions de communicabilité des documents d'archives

La consultation des documents conservés aux Archives est conditionnée à leur état matériel et aux règles de communicabilité fixées par le livre II du Code du patrimoine, modifié par la loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008.




Sommaire

Les délais de communicabilité des archives publiques

La loi de 2008 a introduit le principe de la libre communicabilité des archives publiques. Les documents administratifs des services déconcentrés de l’Etat, communicables au regard de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978, restent donc communicables après leur versement aux Archives départementales.

Cependant, le législateur a souhaité protéger un certain nombre de secrets qui, selon leur nature, font l’objet de différents délais de communicabilité énumérés par le texte. De tels délais s’appliquent aussi aux documents qui ne sont pas administratifs mais d’état civil, des juridictions, du Parlement ou des notaires.

Les articles L. 213-1 et 213-2 du Code du patrimoine distinguent cinq délais spéciaux de communicabilité, de 25 à 120 ans, dont les principales applications sont présentées dans le tableau ci-dessous.

Sauf mention contraire, tous les délais sont calculés à partir de la date du document ou de la date du document le plus récent inclus dans le dossier ou le registre.

Délais de communicabilité

Régime de principe

IMMEDIATEMENT COMMUNICABLE

Délibérations du gouvernement
Relations extérieures
Monnaie et crédit public
Secret industriel et commercial
Recherches des infractions fiscales et douanières

25 ans

Secret de la Défense nationale
Intérêts fondamentaux de l’Etat en matière de politique extérieure
Sûreté de l’Etat
Sécurité publique

50 ans

Protection de la vie privée

50 ans

Document portant un jugement de valeur ou une appréciation sur une personne physique

50 ans

Statistiques (cas général)

25 ans

Statistiques collectées par des questionnaires portant sur des faits et comportements privés (dont recensements de population)

75 ans
Dérogation possible

Enregistrement

50 ans

Enquêtes de police judiciaire et dossiers des juridictions

75 ans

Etat civil : registres de naissances et de mariages

75 ans

Etat civil : décès et tables décennales

Immédiatement communicable

Minutes et répertoires des notaires

75 ans

Enquêtes de police judiciaire et dossiers des juridictions en matière d’agressions sexuelles

100 ans

Documents qui se rapportent aux mineurs (vie privée, dossiers judiciaires, minutes et répertoires de notaires)

100 ans

Dossier de personnel

50 ans (document portant un jugement de valeur)

Sécurité des personnes (agents spéciaux, agents de renseignement)

100 ans

Secret médical

25 ans après le décès ou 120 ans après la naissance

Archives dont la divulgation pourrait permettre de concevoir, de fabriquer, d’utiliser ou de localiser des armes de destruction massive (nucléaires, biologiques, chimiques ou bactériologiques)

Incommunicable

La consultation par dérogation

Le ministère de la Culture peut accorder des dérogations générales de consultation pour des ensembles de documents ou certains fonds d’archives.

Pour les autres documents encore soumis à des délais de non-communicabilité, la consultation par dérogation est prévue par le Code du Patrimoine, dans la mesure où le motif de cette consultation ne porte pas atteinte aux intérêts protégés par la loi (articles L. 213-3 et L. 213-4).

L’autorisation de consultation est accordée par le Service interministériel des Archives de France, après avis du service versant et de la direction des Archives départementales. La procédure dure deux mois. En cas de refus, il est possible de recourir à l’arbitrage de la Commission d’accès aux documents administratifs.

Le lecteur qui souhaite faire une demande de dérogation de consultation doit adresser le formulaire adéquat dûment complété et signé, par courrier postal aux Archives départementales du Bas-Rhin. Les dérogations accordées sont strictement individuelles et doivent être demandées par la personne qui viendra consulter les documents. Une autorisation de consultation ne vaut pas autorisation de reproduction.

La consultation d’archives d’origine privée

Les conditions de communicabilité des Archives d’origine privée sont déterminées au moment du don ou du dépôt par le propriétaire des documents, en accord avec la direction des Archives départementales. Elles diffèrent donc en fonction des fonds.

Les documents dégradés

La direction des Archives départementales peut décider d’exclure temporairement ou définitivement des documents dégradés de la consultation publique, si cette dernière est susceptible de nuire à leur conservation. L’état matériel des documents peut également justifier des contraintes spécifiques de manipulation et de consultation (port de gants, communication sur extrait, etc.).