Mise en cartons

Depuis l’an 2000, les Archives départementales ont entrepris la mise en cartons de conservation de plus de 12 km linéaires, soit, en ordre de grandeur, 115 000 boîtes. Les autres documents étant correctement conservés, il n’a pas été jugé utile de les reprendre.

• Budget boîtes et fournitures spécifiques : 935.000 € (114.582 boîtes, mais aussi du papier neutre, des sangles…)
• Salaires des vacataires (8 par an pendant 4 ans : 550.000 €)
• Soit un budget de : 1.500.000 € (hors prestation déménagement)
• Coût au ml : 65 € (toujours hors prestation déménagement)

Préparation de l’implantation des collections

Il était nécessaire, d’une part de définir l’ordre de départ depuis les différents sites, et, d’autre part, prévoir leur « nouvelle adresse » rue Dollinger, adresse composée du numéro du magasin et de l’indication précise de l’étagère. Chaque carton était muni d’une fiche individuelle avec son ancienne adresse et sa nouvelle destination, un peu comme pour un déménagement classique, la différence ici tenant au nombre d’informations à modifier !

Cette opération a mobilisé 8 membres du personnel pendant 6 mois, 600 000 cotes (dossiers) ayant été traitées.

Le déménagement proprement dit, en 2012

Il a duré 7 mois pleins et a coûté 300.000 €.

Les conditions de sécurité étaient importantes : deux personnes par camion, présence d’extincteurs dans le véhicule, et l’obligation de vider les camions chaque soir : aucun document ne doit rester en dehors d’un bâtiment sécurisé.