Les documents collectés entrent par le quai de déchargement, à l’abri des intempéries, puis sont dirigés vers une « salle de tri », où les archivistes vérifient les informations apportées par les services administratifs, ou rédigent eux-mêmes la description archivistique qui permet de décrire le document afin d’en permettre la communication.

Le cas échéant, le document sera soigneusement dépoussiéré, parfois « mis en quarantaine » afin d’éviter une éventuelle propagation de micro-organismes, voire restauré à l’atelier.

Une fois ces étapes franchies, il pourra enfin être prendre place dans les magasins de conservation où il passera le reste de son existence, dans une atmosphère contrôlée, à moins qu’il n’en sorte temporairement, pour une exposition ou en communication en salle de lecture, qui est l’aboutissement ultime de la conservation ! Tous les documents ont pour vocation à être communiqués un jour en salle de lecture.