Visite du nouveau bâtiment des archives départementales, avant déménagement.

Magasins de conservation

L’une des missions principales d’un service d’archives est de conserver les documents, de façon à pouvoir les communiquer au public et aux administrations en préservant leur état matériel, et ce, sans limitation de durée. Les magasins de conservation sont le lieu où sont conservés les collections.

Les documents d'archives sont uniques et extrêmement précieux. Le plus ancien document  conservé aux Archives départementales date par exemple du IXe siècle, c'est-à-dire de l’époque carolingienne. Une détérioration constituerait une perte irremplaçable.

Pour assurer une conservation optimale, les bâtiments d’archives obéissent à des normes « climatiques » très précises. La température des magasins de conservation doit par exemple être la plus stable possible, été comme hier, et maintenue aux environs de 18°, avec une tolérance de plus ou moins 2°. Cette température varie en fonction des documents, certains supports, photographiques par exemple, nécessitant d’être conservés à 6°C, quand le papier se conserve très bien à 19 °C. De plus, l’humidité doit également être rigoureusement contrôlée (50 % plus ou moins 5), afin de ne pas favoriser le développement de micro-organismes (moisissures) qui pourraient détériorer les documents.

Le recours à la climatisation permet d’obtenir ces conditions : les centrales de traitement d’air filtrent l’air extérieur, le refroidissent et l’assèchent en été et le réchauffent et l’humidifient en hiver afin qu’il soit aux conditions adaptées à la conservation du papier.

D'autres mesures ont été prises pour protéger les collections, dans le respect des normes nationales : portes, sols, murs et planchers coupe-feu deux heures, sans passage de canalisation d’eau (pour éviter tout risque de fuite et donc de sinistre), matériaux peints pour éviter l’empoussièrement, occultation des fenêtres pour éviter le rayonnement solaire et les rayons ultra-violets, contrôle de la température et de l’hygrométrie.

D’une surface de 200 m² maximum (toujours afin d’éviter la propagation d’un éventuel sinistre), les magasins de conservation sont équipés de rayonnages fixes ou mobiles.

Un magasin équipé en rayonnages mobiles permet de conserver presque deux kilomètres linéaires de documents (rangés sur leur petit côté), quand la capacité d’un magasin équipé en fixes est de moins d’un kilomètre linéaire. Mais communiquer un document conservé dans un magasin équipé en mobiles implique de bouger ceux-ci. Afin de limiter la manutention, les documents les plus fréquemment consultés sont donc rangés près de la salle de lecture et dans des magasins équipés en rayonnages fixes.