La poussière est à l’origine de nombreuses dégradations (salissure, abrasion des surfaces) ; elle constitue en outre un environnement acide et un terreau favorable aux infestations biologiques. Il est indispensable de limiter ses effets, et d’éviter qu’elle ne s’incruste.

Dépoussiérage des documents

Le dépoussiérage des documents se fait à l’aide de chiffons doux non pelucheux (chiffons microfibres), de brosses souples chinoises faites de poils de chèvre moins abrasifs que les poils synthétiques, ou d’aspirateurs munis de variateur de puissance et de filtres absolus de norme HEPA (HightEfficiency Particulate Air Filter).

On ne procède à un gommage que pour les documents les plus sales, dont l’état matériel le permet. On utilise alors (à sec) une éponge en latex non teintée ou de la gomme en poudre.

Des campagnes de dépoussiérage et reconditionnement des fonds sont menées lors de leur entrée aux Archives (minutes notariales, dossiers d’anciens combattants par exemple à l’été 2013) ou en accompagnement de leur traitement intellectuel. Le chantier de classement des sous-séries 3 Q et 4 Q (2009-2010) a ainsi intégré un gommage et dépoussiérage préalable systématique des registres, sur trois postes de travail (acquisition à cette fin, d’une dépoussiéreuse et d’un nouvel aspirateur à filtre absolu Nilfisk.

Dépoussiérage de leur environnement

Un entretien régulier des magasins de conservation est nécessaire. Deux opérations ponctuelles de dépoussiérage général des locaux de conservation ont été menées en 2007 et 2011, dans le cadre de la préparation du déménagement. Le marché actuel de nettoyage du bâtiment inclut en revanche un volet important sur l’entretien des magasins de conservation : un dépoussiérage permanent, représentant quotidiennement 3 heures de travail, est engagé. Il devrait permettre, en 2,5 à 3 ans, de couvrir l’ensemble des collections.

(Re)conditionnement : chemises, boîtes, etc.

Un bon conditionnement assure, ou du moins améliore, la protection des documents contre la poussière. Mais ses finalités sont plus nombreuses aussi : il les préserve plus largement des dégradations chimiques et mécaniques qui les menacent (poussière et polluants extérieurs, infestations, manipulations hasardeuses et/ou répétées, chocs et frottements, choc climatique). Il limite le risque de perte d’éléments fragilisés ou déjà détachés.

Il y est veillé soit par le service producteur des fonds, soit par les Archives. Son amélioration a constitué une des principales opérations préalable au déménagement : d’octobre 2000 à septembre 2008, une vaste entreprise de reconditionnement, appuyée à compter de décembre 2003 sur le recrutement d’équipes de vacataires, a permis le traitement de près de 23 km linéaires de fonds « classiques » pour un coût, hors charges de personnel titulaire, de 65,19 € le ml.

En parallèle, mais principalement en 2008, ont été traités :

• 252 tiroirs et 237 portefeuilles de plans cadastraux ;
• 60 tiroirs, 119 portefeuilles, 305 boîtes et 45 rouleaux de documents hors format et figurés ;
• 44 000 chartes conditionnées à la pièce (2633 boîtes à plat) ;
• 1101 mêtres linéaire de livres et journaux ;
• 900 plaques de verre (106 boîtes) ;
• 1272 boîtes-fichiers.

Le rapport annuel 2008 a ainsi pu afficher 29 100 ml correctement conditionnés (99 % des fonds).

Complémentairement ont été principalement reconditionnés, en 2009, 120 ml de périodiques, 130 ml de liasses et registres (série T, partie de la série L) et, à cheval sur l’année précédente, les 1980 ml de registres des sous-séries 3 Q et 4 Q.

Conditionnement sur mesure

Un conditionnement sur mesure ou spécifique peut être une solution d’attente dans les meilleures conditions possibles pour des documents fragiles ou abîmés nécessitant des réparations ou une restauration. C’est également un complément indispensable pour protéger durablement un document que l’on vient de remettre en état (après dépoussiérage, gommage, petites réparations) ou de restaurer.

Un conditionnement sur mesure demande une bonne connaissance des matériaux, des mesures précises, une réalisation soignée. Il est réalisé en à l’atelier, au cas par cas selon les signalements faits en salle de lecture, et de façon systématique pour les documents de retour de restauration. Il est souvent conçu en aménageant l’intérieur de boîtes « standard » (conditionnement ajusté) avec des mousses (polyéthylène, polyester, polypropylène), le cas échéant recouvertes de Tyvek®, du carton, des films de polyéthylène ou de polyester (Mylar®).

A titre d’exemple on ainsi été traités au cas par cas :

• près de 50 cotes du fonds Spinner (200 J, médailles et insignes)
• près de 700 registres hors-format disséminés dans les fonds (notamment en sous-série 8 E)

et chaque année, depuis 2010, l’ensemble des documents de retour de restauration.