Boites d'archives et camion de déménagement.

Collecter et classer

La collecte est l’une des missions fondamentales d’un service d’archives : elle consiste à recueillir des documents publics ou privés auprès des administrations et des détenteurs d’archives privées. Le classement représente l’étape suivante : ce n’est qu’une fois les documents identifiés et les instruments de recherche rédigés que les fonds ainsi collectés seront accessibles au plus grand nombre.

La collecte

Il ne s’agit pas de collecter tous les documents produits par les administrations, les entreprises ou les particuliers : seuls les papiers présentant un réel intérêt historique rejoindront les Archives départementales, quand les autres documents pourront être détruits.

Pour opérer cette sélection, l’archiviste s’appuie sur les textes réglementaires et sur ses connaissances historiques. Il juge de l’intérêt des documents qui se présentent à lui afin d’offrir la vision la plus complète et fidèle possible de notre temps aux citoyens de demain. Cette mission n’est donc pas sans enjeu, puisqu’à travers les versements, dépôts, dons et achats d’archives, se constitue petit à petit la mémoire de notre société.

Quelques chiffres

En raison de la préparation du déménagement des Archives départementales, la collecte d’archives administratives avait cessé en 2005. Depuis sa reprise, en mars 2013, plus de 800 ml de documents ont déjà fait l’objet de versements des administrations et établissement publics du département (chiffre au 1er août 2013). Des fonds de première importance ont ainsi pu rejoindre les magasins de conservation du nouveau bâtiment des Archives départementales : archives de l’ancienne Direction interdépartementale des anciens combattants, de l’Office national des anciens combattants et victimes de guerre, de la Direction départementale de la sécurité publique...

Les Archives départementales, en lien avec les administrations productrices, travaillent par ailleurs à la préparation d’importants versements, comme celui par exemple de l’Etat civil du Tribunal de grande instance de Strasbourg pour la période entre 1893 et 1932.

La collecte d’archives privées n’a quant à elle jamais connu d’interruption : parmi les fonds entrés depuis 2005, on citera les archives de la brasserie Fischer, celles des familles Ungerer et Schwilgué, la collection de documents relatifs à la Seconde Guerre mondiale de Tomi Ungerer, le fonds Auguste Spinner, les collections de cartes postales anciennes Razer et Huberti.

Le classement

La collecte n’a de sens que si les documents entrés aux Archives départementales sont classés pour pouvoir à terme être communiqués aux lecteurs.

Le classement recouvre ainsi l’ensemble des opérations matérielles et intellectuelles de mise en ordre des documents et comprend généralement quatre opérations successives :

  • l’inventaire et la description des documents, pour obtenir une vision fiable et exhaustive des documents versés :
  • la rédaction d’un plan de classement qui reflète le fonctionnement et les activités de l’organisme producteur des archives et dans lequel chaque document trouve sa place logique ;
  • le conditionnement et la cotation des documents ;
  • la rédaction d’un instrument de recherche qui récapitule de façon synthétique l’ensemble des informations historiques et archivistiques sur les documents et qui sera mis à disposition des lecteurs en salle de lecture.

Quelques chantiers de classement

D’importants projets ont été menés à bien ou lancés ces dernières années :

  • en 2008-2009, classement d’un fonds aussi volumineux que sous-exploité, le fonds de l’Enregistrement, coté en sous-série 3 Q : les 38 132 registres ou liasses produits par les 34 bureaux de l’Enregistrement du Bas-Rhin ont été traités, 1475 pages d’inventaire rédigées, et plus de 1000 ml de documents ainsi mis à disposition des lecteurs !
  • depuis 2005, élaboration de la base d’orientation dans les fonds, qui représente également un travail de longue haleine : saisie, vérification et correction des instruments de recherche des versements de la période 1870-2000, soit 2129 bordereaux de versement. Cette base, dont la mise en ligne interviendra début 2014, permettra une recherche dans les fonds par mot-matière, par lieu, par service producteur, par période et en plein texte. Dans un second temps, l’ambition des Archives départementales est d’élargir ce travail à l’ensemble des fonds conservés, avec la mise en ligne progressive des instruments de recherche.
  • quelques chantiers en cours : classement des archives de l’étude notariale de Benfeld et de l’Office national des Anciens combattants et victimes de guerre, constitution d’une base de données des dossiers de « crimes de guerre » (Seconde guerre mondiale) versés par le service régional de la police judiciaire et cotés en 150 AL ; classement au fil des entrées des archives privées sur papier, figurées ou audiovisuelles.