Nommer les archives

L’identification des archives (objet, action, typologie et dates extrêmes) permettra de pouvoir retrouver l’information recherchée, d’appliquer les durées de conservation réglementaires et de pouvoir effectuer le tri de manière plus efficiente.

Organiser ses archives

En établissant un plan de classement et en le maintenant à jour, on évite ainsi les ambiguïtés car il existe plusieurs possibilités pour classer les documents, mais le plus important reste d’être cohérent et d’avoir toujours la même logique.

Le classement des dossiers se fera en fonction de leur nature et des facilités de compréhension par l’ensemble du personnel de votre administration ; pour les archives notariales, privilégier un classement chronologique en respectant l’ordre continu des minutes.

Conserver ses archives

Un dossier clos, dont l’affaire est terminée et sous réserve que toutes les pièces du dossier ont bien été intégrées et que de ce fait, plus aucune pièce ne sera rajoutée par la suite, doit être mis en boite et descendu dans votre local d’archivage.

Les minutes doivent être mises en boites en respectant l’ordre chronologique et continu.

Pour une meilleure préparation du futur versement des documents, indiquer lors de leur mise en boite, les numéros extrêmes des minutes ainsi que leurs dates extrêmes, ainsi que le notaire de rattachement.

Commençons par un constat : souvent négligé par manque de place, le local d’archivage se situe souvent au sous-sol (dans une cave) ou au grenier. Pourtant, les documents doivent être protégés des mauvaises conditions de conservation (humidité, température excessives en hiver et en été, luminosité importante) et des sinistres (inondation, incendie), et ces lieux de conservation ne permettent pas de répondre à leurs besoins. 

En tant qu’officier public, vous êtes responsable des documents conservés dans votre étude. Aussi vous revient-il d’évaluer les conditions de conservation dans lesquelles sont installés les documents, en sorte de prévenir toute détérioration.

Les anciens répertoires et minutes notariales produits par vos prédécesseurs sont également sous votre responsabilité et nécessitent d’être identifiés, conservés et préparés au versement au terme de leur durée de conservation réglementaire.

Voici quelques conseils faciles à mettre en œuvre : 

• ne laissez aucun document isolé traîner sans boîte ou dossier ;
• ne mettez pas de boites d’archives directement par terre, même si votre local est saturé ;
• ne laissez pas des documents moisis et contaminés en contact avec les autres documents ;
• fermez à clé votre local afin d’éviter la dispersion, voire la perte des documents.

En cas de difficultés, contactez les Archives départementales qui vous apportera les conseils nécessaires.