Les locaux d’archives

L’aménagement d’un local dédié uniquement aux archives et répondant aux principales normes de sécurité et de rangement des documents est une condition essentielle pour une bonne conservation des documents. Quelques points d’attention doivent être respectés.

• De bonnes conditions générales : un local propre, bien aéré et pouvant être chauffé en hiver, à l’abri des inondations (infiltrations, présence de canalisations suspectes, proximité d’un cours d’eau etc.) et sécurisé contre l’incendie et le vol, offrant enfin une résistance au sol adaptée (entre 900 à 1300 kg/m² pour des rayonnages fixes).
• Une isolation suffisante pour éviter les écarts de température et d’hygrométrie tout au long de l’année : il convient de respecter une température entre 16° et 23° avec peu de variations, et une hygrométrie entre 40% et 55% avec une variation maximale de 5% par jour. Ces conditions peuvent être contrôlées régulièrement grâce à un thermo-hygromètre placé dans le local d’archives. En cas d’hygrométrie au-delà de 60%, un déshumidificateur peut être efficace. Il convient en effet d’empêcher le développement de moisissures dans les locaux chauds et humides. Le local sera protégé également du soleil par des stores ou des volets.
• Un accès facile et contrôlé : le local doit être facilement accessible pour permettre la manutention des archives, idéalement au rez-de-chaussée de la mairie ou en cas d’étage, à proximité d’un monte-charge. Il doit être fermé à clé et l’accès réservé. Il ne doit pas accueillir de fournitures et matériels divers.
• Un équipement de rangement adapté : des rayonnages métalliques, de préférence en tôle d’acier émaillé avec des tablettes adaptables au format des boîtes. Les rayonnages en bois sont proscrits. Les archives seront conservées dans des conteneurs ou boîtes en carton qui les protègeront de la poussière, de l’humidité, des insectes. Les classeurs, pochettes et dossiers suspendus sont à éviter.

Reliure et restauration

La reliure des registres des délibérations, des arrêtés du Maire et de l’état civil constitue une obligation de dépense pour les communes. Il est important de savoir que seule une reliure de qualité garantit la bonne conservation de ces registres comme le rappelle le décret n° 2010-783 du 8 juillet 2010 sur la tenue des registres des délibérations, des arrêtés du maire et de l’état civil, complété par la circulaire interministérielle du 14 décembre 2010.

Il est rappelé également que la reliure par serrage est interdite depuis 2011 par l’administration des archives pour la reliure des délibérations communales, des arrêtés du maire et de l’état civil (note d’information DGP/SIAF/2011/019 en date du 18 octobre 2011 sur la reliure des registres des délibérations des communes et de certains de leurs groupements). Elle est en effet constituée d’attaches métalliques et en plastique, susceptibles de se dégrader avec le temps et d’abîmer les documents.

La restauration proprement dite d’archives est une opération coûteuse qui fait appel à des techniques complexes réservées à des ateliers spécialisés. Une restauration n’est pertinente que dans le cas de documents emblématiques par leur ancienneté, leur importance pour l’histoire de la commune ou leur beauté, notamment dans le cas de documents figurés.

Sur toutes ces questions techniques, les Archives d’Alsace peuvent apporter aux communes intéressées une expertise et des conseils.