Visite du nouveau bâtiment des archives départementales, avant déménagement.

Connaître la réglementation en vigueur sur les archives

Les archives publiques des communes et groupements de communes sont régies par la loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008, intégrée au Code du patrimoine (livre II sur les archives, sous-section 2, articles L. 211-1 à 222-3). Elles sont en outre soumises au contrôle scientifique et technique de l'Etat assuré par les Archives départementales.

Les communes et groupements de communes sont propriétaires de leurs archives et en assurent la conservation et le traitement sous le contrôle scientifique et technique de l’Etat. Les groupements de communes peuvent également confier la gestion de leurs archives à l'une des communes membres. Le transfert est possible par signature d’une convention (instruction DPACI/RES/2009/016 du 21 juillet 2009 sur les archives de l’intercommunalité).

Le Code général des collectivités territoriales rappelle que les frais de conservation des archives font partie des dépenses obligatoires de la commune (art. L. 2321-2).

> Liste des services constitués d'archives communales dans le Bas-Rhin téléchargeable en bas de page

Le contrôle scientifique et technique de l’Etat

Le contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives des communes et groupements de communes relève de la compétence des Archives départementales. Il se traduit principalement par :

  • le récolement obligatoire des archives
  • le visa obligatoire des Archives départementales pour toute élimination d’archives
  • les visites de contrôle
  • le dépôt d'archives historiques

Le récolement obligatoire des archives

Selon les termes de l’arrêté sur les archives du 31 décembre 1926 (articles 4, 62-65) :

  • le récolement est obligatoire dans l’année qui suit chaque élection municipale et de groupement de communes (même si le maire/président est réélu) ainsi qu’à tout autre changement de maire/président (décès ou démission) ou après le transfert des archives dans un nouveau local ou bâtiment ;
  • le récolement consiste en un procès-verbal de récolement signé par les ancien et nouveau maires/présidents et une liste détaillée des archives ;
  • il contient une description succincte des lieux de conservation, le métrage des grandes séries d’archives ou le nombre de registres ou de fichiers, les principaux intitulés des dossiers et leurs dates extrêmes, la mention des archives autres que communales, des documents en mauvais état ou des lacunes repérées.
  • Des détails sont attendus pour les collections de l’état civil, des arrêtés du maire, du cadastre, des documents anciens (Ancien Régime, XIXe siècle).

La difficulté de rédiger un récolement réside souvent dans le fait que les archives les plus anciennes ne sont pas classées ni toujours identifiées. Néanmoins les communes et groupements de communes ont intérêt à répondre pour se faire aider dans un deuxième temps par les Archives départementales.

Le visa obligatoire des Archives départementales pour toute destruction d’archives

La destruction est un geste nécessaire lorsque les archives n’ont plus d’utilité administrative et n’ont pas d’intérêt historique. Elle évite à long terme le stockage coûteux et en vrac d’archives inutiles ainsi que la perte, faute d’une identification correcte, d’archives historiques qui doivent être conservées définitivement.

L’élimination d’archives se fait sous le contrôle obligatoire des Archives départementales qui délivrent des visas d’élimination à partir de bordereaux d’élimination envoyés par les communes ou groupements de communes.

Les visites de contrôle

Les visites de contrôle sont effectuées tout au long de l’année par un archiviste selon un plan interne du service ou à la demande d’un maire ou président de groupement de communes. Elles permettent de :

  • rappeler la réglementation en vigueur ;
  • conseiller l’administrateur ou l’élu sur toutes les questions d’archivage ;
  • expliquer les principales règles de traitement des archives (tris, éliminations, classement) ;
  • identifier précisément les archives historiques ;
  • vérifier l’état sanitaire des documents. 

Le dépôt d’archives historiques

Le dépôt des archives historiques anciennes aux Archives départementales est obligatoire pour les communes de moins de 2000 habitants.

Les communes de plus de 2000 habitants peuvent conserver leurs archives anciennes ou les confier aux Archives départementales sous réserve d’une délibération en ce sens du Conseil municipal.

Le dépôt garantit la conservation des archives selon les normes en vigueur, leur restauration pour les plus prestigieuses d’entre elles, leurs classement et mise en valeur par leur communication aux historiens et leur présentation dans le cadre d’expositions.

Les archives déposées restent la propriété des communes et groupements de communes qui peuvent les emprunter provisoirement dans le cadre d‘un projet culturel voire en obtenir la restitution sous certaines conditions.

Téléchargement

  • Procès-verbal de récolement et prise en charge des archives communales - Archives départementales du Bas-Rhin

    Procès-verbal de récolement et prise en charge des archives communales

    • TYPE :

      DOC

    • POIDS :

      99 Ko

    • Nbre de page :

      5

    • Langue :

      FR

    Consulter
  • Procès-verbal de récolement et prise en charge des archives de l’établissement public intercommunal - Archives départementales du Bas-Rhin

    Procès-verbal de récolement et prise en charge des archives de l’établissement public intercommunal

    • TYPE :

      DOC

    • POIDS :

      84 Ko

    • Nbre de page :

      4

    • Langue :

      FR

    Consulter
  • Demande d'élimination d'archives communales ou d'établissement public intercommunal - Archives départementales du Bas-Rhin

    Demande d'élimination d'archives communales ou d'établissement public intercommunal

    • TYPE :

      DOC

    • POIDS :

      75 Ko

    • Nbre de page :

      2

    • Langue :

      FR

    Consulter
  • Liste des services constitués d'archives communales dans le Bas-Rhin mise à jour au 31 mai 2016. - Archives départementales du Bas-Rhin

    Liste des services constitués d'archives communales dans le Bas-Rhin mise à jour au 31 mai 2016.

    • TYPE :

      PDF

    • POIDS :

      21 Ko

    • Nbre de page :

      3

    • Langue :

      FR

    Consulter Prévisualiser