Visite du nouveau bâtiment des archives départementales, avant déménagement.

Connaître la réglementation en vigueur sur les archives

Les archives publiques des communes et groupements de communes sont régies par la loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008, intégrée au Code du patrimoine (livre II sur les archives, sous-section 2, articles L. 211-1 à 222-3). Elles sont en outre soumises au contrôle scientifique et technique de l'Etat assuré par les Archives départementales.

Les archives publiques des communes et groupements de communes sont régies par la loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008, intégrée au Code du patrimoine (livre II sur les archives, sous-section 2, articles L. 211-1 à 222-3). Des modifications importantes ont été introduites par la loi 2016-925 du 7 juillet 2016 sur la liberté de création, architecture et patrimoine, complétée par le décret 2017-719 du 2 mai 2017.

Les communes et groupements de communes sont propriétaires de leurs archives et en assurent la conservation et le traitement sous le contrôle scientifique et technique de l’Etat.

Les communes de moins de 2000 habitants peuvent confier leurs archives par convention de dépôt au service d’archives du groupement de communes à fiscalité propre dont elles sont membres ou au service d’archives de la commune membre désignée à cet effet ; elles peuvent déposer leurs archives anciennes aux Archives départementales compétentes ou sous réserve d’un accord de celles-ci, choisir de les conserver sur place ou de les confier par convention au service d’archives du groupement de communes à fiscalité propre dont elles sont membres ou au service d’archives de la commune membre désignée à cet effet.

Les communes de plus de 2000 habitants peuvent déposer leurs archives anciennes aux Archives départementales mais par voie de convention désormais.

Le Code général des collectivités territoriales rappelle que les frais de conservation des archives font partie des dépenses obligatoires de la commune (art. L. 2321-2).

Le contrôle scientifique et technique de l’Etat

Le contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives des communes et groupements de communes relève de la compétence des Archives départementales. Il se traduit principalement par :

  • le récolement obligatoire des archives
  • le visa obligatoire des Archives départementales pour toute élimination d’archives
  • les visites de contrôle
  • le dépôt d'archives historiques

Le récolement obligatoire des archives

Selon les termes de l’arrêté sur les archives du 31 décembre 1926 (articles 4, 62-65) :

  • le récolement est obligatoire dans l’année qui suit chaque élection municipale et de groupement de communes (même si le maire/président est réélu) ainsi qu’à tout autre changement de maire/président (décès ou démission) ou après le transfert des archives dans un nouveau local ou bâtiment ;
  • le récolement consiste en un procès-verbal de récolement signé par les ancien et nouveau maires/présidents et une liste détaillée des archives ;
  • il contient une description succincte des lieux de conservation, le métrage des grandes séries d’archives ou le nombre de registres ou de fichiers, les principaux intitulés des dossiers et leurs dates extrêmes, la mention des archives autres que communales, des documents en mauvais état ou des lacunes repérées.
  • Des détails sont attendus pour les collections de l’état civil, des arrêtés du maire, du cadastre, des documents anciens (Ancien Régime, XIXe siècle).

La difficulté de rédiger un récolement réside souvent dans le fait que les archives les plus anciennes ne sont pas classées ni toujours identifiées. Néanmoins les communes et groupements de communes ont intérêt à répondre pour se faire aider dans un deuxième temps par les Archives départementales.

Le visa obligatoire des Archives départementales pour toute destruction d’archives

La destruction est un geste nécessaire lorsque les archives n’ont plus d’utilité administrative et n’ont pas d’intérêt historique. Elle évite à long terme le stockage coûteux et en vrac d’archives inutiles ainsi que la perte, faute d’une identification correcte, d’archives historiques qui doivent être conservées définitivement.

L’élimination d’archives se fait sous le contrôle obligatoire des Archives départementales qui délivrent des visas d’élimination à partir de bordereaux d’élimination envoyés par les communes ou groupements de communes.

Les visites de contrôle

Les visites de contrôle sont effectuées tout au long de l’année par un archiviste selon un plan interne du service ou à la demande d’un maire ou président de groupement de communes. Elles permettent de :

  • rappeler la réglementation en vigueur ;
  • conseiller l’administrateur ou l’élu sur toutes les questions d’archivage ;
  • expliquer les principales règles de traitement des archives (tris, éliminations, classement) ;
  • identifier précisément les archives historiques ;
  • vérifier l’état sanitaire des documents. 

Le dépôt d’archives historiques

Les communes de moins de 2000 habitants peuvent déposer leurs archives anciennes aux Archives départementales compétentes ou sous réserve d’un accord de celles-ci, choisir de les conserver sur place ou de les confier par convention au service d’archives du groupement de communes à fiscalité propre dont elles sont membres ou au service d’archives de la commune membre désignée à cet effet.

Les communes de plus de 2000 habitants peuvent déposer leurs archives anciennes aux Archives départementales mais par voie de convention désormais.

Le dépôt concerne prioritairement les archives anciennes des collectivités locales : les registres d’état civil de plus de 120 ans et les archives de plus de 50 ans.

Le dépôt garantit la conservation des archives selon les normes en vigueur, leur restauration pour les plus prestigieuses d’entre elles, leurs classement et mise en valeur par leur communication aux historiens et leur présentation dans le cadre d’expositions.

Les archives déposées restent la propriété des communes et groupements de communes qui peuvent les emprunter provisoirement dans le cadre d‘un projet culturel voire en obtenir la restitution sous certaines conditions.

Réforme territoriale, transferts d’archives des anciennes collectivités locales

Les lois du 16 décembre 2010 sur la réforme des collectivités territoriales et du 7 août 2015 portant nouvelle organisation territoriale de la République ont conduit à une très importante réorganisation et à une nouvelle répartition des compétences des collectivités territoriales.
Ces réformes administratives s’accompagnent inévitablement de transferts d’archives après la fusion des anciennes structures.
Les nouveaux établissements publics de coopération intercommunale dans le Bas-Rhin héritent d’archives aux origines diverses et au niveau de traitement archivistique varié. Il a semblé utile, dans le cadre du contrôle scientifique et technique exercé par les Archives départementales sur ces établissements, de rappeler la réglementation en vigueur.
Selon le Code du patrimoine (article L212-6), les établissements publics de coopération intercommunale sont propriétaires de leurs archives et responsables de leur bonne conservation. Il en découle que les anciennes structures sont responsables techniquement et financièrement du traitement de leurs archives avant fusion et de leur transfert aux nouveaux établissements publics de coopération intercommunale, que les changements s’accompagnent ou pas d’un déménagement. Trois cas de figure peuvent se présenter :

  • Dans le cas où un établissement public de coopération intercommunale disparaît sans transfert des compétences anciennement exercées à une nouvelle structure, les archives ayant encore une utilité administrative ainsi que les archives définitives pourront être confiées par convention au service d’archives de l’une des collectivités membre de la structure dissoute, après accord de la collectivité concernée. A défaut d’un tel accord, les archives seront remises aux Archives départementales du Bas-Rhin, territorialement compétentes.
  • Dans le cas d’un transfert partiel de compétences avec maintien de l’ancienne structure, les archives en lien avec les compétences transférées et ayant encore une utilité administrative seront remises par voie de convention au nouvel établissement public de coopération intercommunale mais resteront la propriété de l’ancienne structure. Lorsque ces archives arriveront à la fin de leur durée d’utilité administrative, elles seront soit éliminées selon la réglementation en vigueur, soit, si elles ont un intérêt historique, conservées dans la nouvelle structure. Dans le cas toujours d’un transfert partiel de compétences, les archives définitives de l’ancienne structure resteront à la charge de celle-ci ; elles pourront néanmoins être transférées, soit au service d’archives du nouvel établissement public, soit à celui de l’une des communes membres de l’ancienne structure, soit aux Archives départementales du Bas-Rhin, territorialement compétentes.
  • Dans le cas de la fusion d’un établissement public de coopération intercommunale avec une autre structure qui en reprend toutes les compétences, le sort des archives rejoint le cas précédent.

Ces règles de transfert concernent tous les établissements publics de coopération intercommunale, quel que soit leur statut.

Dans les trois cas, le traitement des documents consistera préalablement en un état des lieux : repérage des archives à éliminer réglementairement, identification des archives courantes et intermédiaires qui seront transférées et regroupement des archives définitives dont la destination devra être fixée.

Toute opération de transfert d’archives s’accompagnera impérativement de la rédaction d’un bordereau descriptif. Si le sort des archives a bien été pris en compte lors du transfert des compétences, le bordereau sera signé par le président de la structure dissoute et l’autorité héritière des compétences, afin de sanctionner le transfert de responsabilité de la conservation des archives. Dans le cas contraire, un bordereau descriptif des archives transférées sera établi par la nouvelle structure administrative. Dans le cas où le transfert n’aura pas été accompagné d’une convention réglementaire en lien avec les Archives départementales, une copie devra au moins leur être adressée pour information.

Conservation des dossiers de PACS

Publication des loi 2016-1547 du 18 novembre 2016 de modernisation de la justice du XXIe siècle et décret 2017-890 du 6 mai 2017 sur le transfert aux officiers d’état civil de l’enregistrement des déclarations, des modifications et dissolutions des PACS (pactes civils de solidarité). A compter du 1er novembre 2017, l’enregistrement des actes de PACS incombera aux seules communes. Celles qui sont le siège d’un tribunal d’instance (Erstein, Haguenau, Molsheim, Saverne, Schiltigheim, Sélestat, Strasbourg) auront également à accueillir les dossiers en cours et dissous depuis moins de 5 ans.

Les dossiers clos depuis plus de 5 ans pourront faire l’objet d’une élimination réglementaire.

Conservation des listes électorales politiques

L’instruction DPACI/RES/2004/01 du 5 janvier 2004 des ministères de l’Intérieur et de la Culture et la communication définit les règles de conservation des archives électorales politiques. Les communes sont tenues de conserver définitivement les seules listes électorales générales ; les listes d’émargement en revanche sont versées aux Archives départementales par les préfectures après tri : seules seront conservées les listes d’élections présidentielles, de référendums ou d’élections particulièrement importantes.

Pour rappel : avant 1969, les listes d’émargement étaient conservées en commune après tri (une liste par période de dix ans).

Conservation de certains documents d'urbanisme

Les règles de traitement des archives de l’urbanisme dans les communes sont fixées par l’instruction DGP/SIAF/2014/006 du 22 septembre 2014 : les dossiers de permis de construire, de démolir et d’aménagement sont à conserver définitivement en commune à l’exception des dossiers refusés ou sans suite qui seront éliminés après trois ans. Jusqu’à présent, les DDT et ATIP (agence territoriale d’ingénierie publique) ne prenaient pas forcément en compte les dossiers en double conservés en commune. Désormais elles adresseront systématiquement une demande de positionnement aux communes qu’elles ont en charge, sur la restitution ou l’élimination de leurs dossiers de permis.

Idéalement les dossiers restitués doivent être comparés à la collection communale pour disposer de dossiers complets et uniques. La conservation de doublons doit être évitée.

Certaines communes semblent conserver définitivement les dossiers de permis refusés, ce qui n’est pas demandé par l’instruction de 2014.

Les certificats d’urbanisme et les déclarations préalables sont éliminés régulièrement après trois ans selon les termes de l’instruction. En revanche, les dossiers exigés par l’ancien article L 111-5 du code de l’Urbanisme et devenus des déclarations préalables de division foncière sont à conserver.

Enfin, le délai de validité de l'ensemble des permis et des décisions de non-opposition à déclaration préalable portant sur des ouvrages de production d'énergie renouvelable, pourra être prorogé plusieurs fois pour une année, jusqu'à l'achèvement d'un délai de dix ans à compter de la délivrance de l'autorisation d'urbanisme.

Délai d'élimination des archives comptables

La loi n°2017-242 du 27 février 2017 portant réforme de la prescription en matière pénale a eu pour effet de doubler les délais de prescription prévus aux articles 7 et 8 du Code de procédure pénale. Passent ainsi à 20 ans, sauf exceptions, le délai de prescription criminelle et à 6 ans, le délai de prescription des délits.

Les pièces justificatives comptables et les dossiers de marchés publics, auxquels on peut également ajouter les procès-verbaux des commissions d’attribution et d’appel d’offres, sont susceptibles d’être incriminés dans une affaire de faux en écriture publique, crime dont la prescription passe de 10 à 20 ans. En toute logique, leur durée d’utilité administrative devrait donc être doublée.

Le Service interministériel des Archives de France a saisi pour plus d’information les ministères concernés.

Dans l’attente de leur réponse, il est recommandé de surseoir à la destruction des documents de ce type, produits depuis le 1er mars 2007 et dont la DUA arrive à échéance.

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  • Liste des services constitués d'archives communales dans le Bas-Rhin au 30 avril 2017 - Archives départementales du Bas-Rhin

    Liste des services constitués d'archives communales dans le Bas-Rhin au 30 avril 2017

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  • Procès-verbal de récolement et prise en charge des archives communales - Archives départementales du Bas-Rhin

    Procès-verbal de récolement et prise en charge des archives communales

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  • Procès-verbal de récolement et prise en charge des archives de l’établissement public intercommunal - Archives départementales du Bas-Rhin

    Procès-verbal de récolement et prise en charge des archives de l’établissement public intercommunal

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  • Demande d'élimination d'archives communales ou d'établissement public intercommunal - Archives départementales du Bas-Rhin

    Demande d'élimination d'archives communales ou d'établissement public intercommunal

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