Communiquer et valoriser vos archives

Les archives sont consultables sur place et sous la surveillance permanente d’un agent communal. Il est interdit de consulter des archives communales hors de la mairie quelle que soit la personne qui émet la demande.

Communication et valorisation des archives

La communication des archives doit être contrôlée : toute consultation d’archives est inscrite sur un cahier tenu à jour.

Les services administratifs de la mairie ont accès librement aux archives qu’ils ont produites.

Les particuliers ont un droit d’accès aux archives communales dès lors que sont respectées les règles de communicabilité de celles-ci (loi n° 2008-696 sur les archives du 15 juillet 2008, intégrée au Code du patrimoine : livre II, articles L. 211-1 à 222-3)

La loi de 2008 a réduit les anciens délais d’accès aux archives publiques : la libre communicabilité est affirmée et devient le principe commun (articles L. 213-1 à 213-8).

La communicabilité immédiate des archives concerne notamment une partie de l’état civil communal :

  • les registres des décès ;
  • les tables décennales.

Communicabilité après 25 ans :

  • les délibérations du gouvernement ;
  • les relations extérieures de la France ;
  • la monnaie et le crédit public ;
  • le secret industriel et commercial ;
  • les infractions fiscales et douanières ;
  • les statistiques.

Communicabilité après 50 ans :

  • les archives portant atteinte à la vie privée, ou contenant un jugement de valeur ou une appréciation sur une personne physique ;
  • les archives de la sûreté nationale, la sécurité publique, les intérêts fondamentaux de l’Etat en matière de relations extérieures ;
  • les dossiers de personnel.

Communicabilité après 75 ans :

  • l’état civil : les registres des naissances et des mariages (75 ans ou 25 ans après la mort de l’intéressé) ;
  • les renseignements de vie privée dans le cadre d’enquêtes statistiques ;
  • les actes notariés ;
  • les archives judiciaires.

Communicabilité après 100 ans :

  • les dossiers sur des mineurs et de juridiction et services de police en matière d’agressions sexuelles ;
  • les dossiers pouvant porter atteinte à la sécurité des personnes dans le cadre du secret de Défense nationale (agents secrets et indicateurs de police).

Communicabilité après 120 ans :

  • Le secret médical (120 ans ou 25 ans après le décès de l’intéressé).

Rappel sur les recherches généalogiques : c’est le particulier qui effectue sa recherche à la mairie ; les agents communaux n’ont pas à effectuer les recherches à sa place. Depuis la mise en ligne sur le site Internet des Archives départementales, de l’état civil de toutes les communes bas-rhinoises de 1792 à 1892 voire jusqu’en 1912 pour certaines (arrondissement judiciaire de Saverne et ville de Strasbourg), il suffit même simplement de renvoyer le généalogiste vers la base de données appelée Adeloch (http://etat-civil.bas-rhin.fr).

La reproduction des archives et de l’état civil

Dès lors que des archives sont communicables et dans un état matériel correct, elles peuvent faire l’objet d’une reproduction, sous réserve des dispositions légales en vigueur (loi CNIL).

S’agissant de données concernant des personnes potentiellement vivantes (les registres de plus de 75 ans contiennent de telles données), il convient en effet d’appliquer les prescriptions de la CNIL et notamment, de rappeler la nécessité d'obtenir une autorisation auprès de la CNIL, même pour des photographies, qui constituent, au terme de la loi, un « traitement automatisé de données » ; les relevés systématiques constituent au plan juridique, un « fichier » qui doit également être déclaré.

Il convient enfin de suggérer aux personnes de ne pas diffuser ces images de moins de 120 ans sur Internet ou d’obtenir l’accord exprès de la CNIL pour ce faire.