Vous souhaitez détruire vos archives ?
A l'issue de leur durée d’utilité administrative, les documents sans valeur patrimoniale peuvent être règlementairement détruits, sous réserve de respecter une procédure simple et rapide à mettre en œuvre, bien que réglementée et obligatoire.
Aucun document d’archives publiques ne peut être détruit sans le visa préalable du directeur des Archives départementales (article l. 212-2 du code du patrimoine).
Cette procédure se compose de trois étapes successives : la rédaction d’un bordereau d’élimination, l’obtention du visa des Archives départementales et la destruction physique des documents.
Sommaire
Rédiger un bordereau d’élimination
- Identifier, sur la page de garde du bordereau l’administration dont émane la demande : le service demandeur doit y indiquer ses coordonnées et identifier précisément l’agent responsable de l’élimination.
- Etablir la liste des typologies de dossiers proposés à l’élimination,
- Renseigner obligatoirement, en regard de chaque typologie, les colonnes :
- Dates extrêmes : indiquer les dates du plus récent et du plus ancien des documents ;
- Métrage linéaire : indiquer le poids ou le volume des documents ;
- Référence aux textes réglementaires : mentionner les textes réglementaires permettant l’élimination des documents ou toute autre précision permettant d’apprécier le caractère éliminable des documents.
- Observations des Archives départementales : laisser vierge de toute mention, puisque réservée aux annotations et remarques des Archives départementales.
- Envoyer aux Archives départementales, en double exemplaire papier, le bordereau d’élimination signé par le chef de service et revêtu du cachet de l’administration.
Le visa d’élimination des Archives départementales
C’est uniquement à réception de la demande visée par le directeur des Archives départementales que l’autorisation de détruire les documents est effective. Des observations sont éventuellement apportées par les Archives départementales dans la colonne réservée à cet effet, notamment lorsque la destruction de certaines typologies de documents est refusée.
Les Archives départementales peuvent avoir besoin de précisions pour autoriser l’élimination des documents : il est indispensable d’identifier un agent de votre administration capable d’apporter les précisions nécessaires.
La destruction physique des documents
A réception du bordereau d’élimination visé par les Archives départementales, le service demandeur peut procéder à l’élimination des documents dont la destruction a été autorisée.
L’élimination des documents doit être réalisée par une entreprise spécialisée, capable de garantir la destruction sécurisée des documents par broyage, déchiquetage, ou incinération. Au terme de l’intervention, le prestataire retenu doit obligatoirement fournir un certificat de destruction.
L’administration dont émane la demande doit par ailleurs conserver indéfiniment les bordereaux visés par les Archives départementales puisqu’ils déchargent les services de toute responsabilité juridique.