Extrait du registre des délibérations d'Andlau, 1826.
Cote ADBR 8E10/124/3

Récolement des archives communales et communautaires à l’occasion des élections municipales de mars 2020

Publié le 27/07/2020

Comme suite aux dernières élections municipales, les Archives départementales du Bas-Rhin ont souhaité informer les maires bas-rhinois sur le récolement réglementaire des archives communales.

Comme suite aux dernières élections municipales, les Archives départementales du Bas-Rhin ont souhaité informer les maires bas-rhinois sur le récolement règlementaire des archives communales.

L’ensemble des documents produits ou reçus par les mairies sont des archives publiques dont les maires sont responsables sous le contrôle scientifique et technique de l’Etat, exercé par les Archives départementales. Lors de chaque changement de maire ou de municipalité, la rédaction d’un récolement des archives, annexé à un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives, est obligatoire (arrêté interministériel portant règlement des archives des communes du 31 décembre 1926, article 4).

Le procès-verbal et le récolement servent à formaliser la passation de responsabilité du maire sortant au maire entrant. Ils permettent de certifier de façon contradictoire l’existence des archives à un moment donné, le maire étant responsable pénalement de toute destruction non réglementaire d’archives (articles 432-15 à 432-17 du Code pénal). Le récolement est aussi un instrument utile pour les Archives départementales afin de mieux accompagner les maires qui souhaitent traiter leurs archives et valoriser leur patrimoine écrit. Le récolement doit être adressé aux Archives départementales dans l’année qui suit les élections.

 Du fait de sa date ancienne, l’arrêté interministériel n’évoque pas les archives des établissements publics de coopération intercommunale (EPCI), qui, en prenant en charge des compétences communales, modifient profondément le fonctionnement des municipalités et produisent des archives publiques complémentaires et indissociables des archives communales. Il est donc vivement recommandé, sur le modèle des communes, que les EPCI procèdent à un récolement de leurs archives et que leurs présidents sortants et entrants signent un procès-verbal de décharge et prise en charge des documents.

Vous pouvez télécharger ci-dessous quatre modèles de document, au format Microsoft ou Libre Office :

Les Archives départementales du Bas-Rhin se tiennent à la disposition des maires et présidents d’EPCI pour tout renseignement complémentaire.

Illustration : extrait du registre de délibérations communales d'Andlau, cote 8 E 10/124/3.